Проведение успешного гибридного собрания — первый шаг к успеху в бизнесе. Однако гибриды требуют подготовки и особого этикета. Джессика Маддитт Поскольку многие организации намерены сохранить гибкие методы работы после пандемии COVID-19, гибридные собрания никуда не денутся. Гибридные встречи предполагают сочетание личного и виртуального присутствия, и, как и все полезные встречи, они требуют четко определенной цели, повестки дня и подходящих участников. Однако, в отличие от обычных совещаний, гибриды требуют дополнительной подготовки и особого этикета, говорит технический комментатор Джефф Кваттромани, начиная с этапов планирования. «Независимо от того, думаете ли вы, что люди будут в офисе или нет, при бронировании конференц-зала всегда следует добавлять виртуальную опцию», — говорит Кваттромани, менеджер по цифровым преобразованиям в Johnson & Johnson . «Таким образом, кто-то, кто работает из дома, может принять сиюминутное решение присоединиться к нам». Равенство является ключевым По словам эксперта по эффективности на рабочем месте Дермота Кроули, самый большой риск, которому подвергается гибридное совещание, — это лишение участников равного права голоса. «Гибридная встреча — определенно самый сложный формат встречи, потому что в ней участвуют две разные аудитории», — объясняет Кроули. «Естественно отдавать предпочтение тем, кто находится перед нами, а не виртуальным посетителям». Если фасилитатор встречи не приложит усилий, чтобы уравнять правила игры, гибридная встреча может истощить моральный дух. «Гибридные собрания существовали до пандемии COVID-19, но, боже мой, тогда они были ужасны», — вспоминает Кваттромани. «В большинстве компаний были только телеконференции, поэтому человек, присоединившийся удаленно, был просто тихим голосом в комнате. Я помню, как присоединился к гибридному собранию и был полностью забыт». В то время, если кто-то не «приложил усилий» для физического присутствия, а просто «позвонил», его мнение часто считалось менее весомым. Это устаревшее отношение, говорит Кваттромани. Кроули соглашается и делает еще один шаг вперед, предлагая другим притвориться, что виртуальный посетитель является генеральным директором. «Таким образом, вы приложите реальные усилия, чтобы постоянно привлекать их», — говорит он. Безупречная технология для успеха Технические неполадки могут подорвать самые лучшие намерения сделать всех участников равными, предупреждает Кваттромани. «Трудно относиться к людям одинаково, если вы не слышите кого-то должным образом из-за ужасного качества динамиков или не работает видео. Важно убедиться, что технология не является препятствием». Он предлагает перед началом встречи убедиться в том, что обстановка соответствует требованиям, и что каждый должен взять на себя ответственность за то, чтобы его было видно и слышно. «Прошел год с тех пор, как мы начали работать по-новому, поэтому отговорки, объясняющие, почему что-то не работает, начинают иссякать», — говорит Кваттромани. Естественный разговор Поставщик ИТ-услуг из Квинсленда ADITS обнаружил неотъемлемые проблемы гибридных совещаний, когда начал их проводить в июле 2020 года. Его 20 сотрудников распределены по трем офисам в Квинсленде, один из которых по-прежнему полностью работает из дома из-за нехватки места, препятствующей общению. дистанцирование. «У нас было несколько гибридных совещаний, на которых онлайн-участники выключали свои микрофоны, что прерывало естественный ход разговора, — вспоминает Шеннон Уиллкокс, менеджер по маркетингу ADITS. «Во время других некоторые выключали свои камеры, поэтому без невербальных сигналов было невозможно узнать, что они собираются говорить. В результате люди прыгали друг на друга». С тех пор ADITS усовершенствовала свой подход к гибридным встречам. Участники должны поднять руку, если они хотят выступить, независимо от того, присутствуют ли они лично или виртуально. (Стоит отметить, что цифровые платформы, такие как Microsoft Teams, имеют функцию «поднять руку» — просто нажмите кнопку, и рядом с вашим именем появится значок золотой руки.) ADITS также начала использовать проекционный экран с камерой и центральным микрофоном для личных посетителей, вместо того, чтобы заставлять их сидеть перед камерами своих ноутбуков. Камера автоматически фокусируется на говорящем и захватывает всю комнату участников. Плитка с изображением комнаты подстраивается под количество присутствующих людей, чтобы их было хорошо видно. «Трудно относиться к людям одинаково, если вы не слышите кого-то должным образом из-за ужасного качества динамиков или не работает видео. Важно убедиться, что технология не является препятствием». — Джефф Кваттромани, технический обозреватель «Мы обнаружили, что люди перестали разговаривать между собой, потому что все передается непосредственно через центральное устройство в центре стола», — говорит Уиллкокс. Социальное дистанцирование по-прежнему имеет жизненно важное значение для участников, посещающих мероприятия лично, но важно не допустить, чтобы оно мешало эффективному общению. «Чем больше мы распространяемся, тем меньше мы можем понять точку зрения другого человека», — говорит Кроули. «Я думаю, решение состоит в том, чтобы сделать нашу работу как можно более заметной. Я не из тех, кто предлагает смерть с помощью PowerPoint, но включение нескольких слайдов, иллюстрирующих вашу точку зрения, может быть полезным, так как это дает людям возможность сосредоточиться, а не просто смотреть на вас с другого конца комнаты». Этикет после встречи также важен. «Люди в комнате для совещаний должны помнить, что когда собрание окончено, оно окончено», — говорит Кваттромани. «Раньше, как только виртуальные участники уходили, кто-то мог сказать: «Пока вы здесь, давайте продолжим разговор». Это исключает людей». По словам Кроули, проведение успешного гибридного собрания — это первый шаг к успеху в бизнесе в мире после COVID-19. «Это захватывающее будущее, потому что у нас есть возможность работать более гибко. Но более широкая картина — это гибридная работа, и я думаю, что эффективное сотрудничество из разных мест — ключевая задача для корпоративного мира».