Узнайте лучшие советы от эксперта по электронной почте о том, как управлять почтовым ящиком, в том числе о простой системе хранения документов, которая сделает вашу работу более продуктивной. Без четко определенной системы управления перегруженность почтового ящика может снизить производительность. Достижение «нулевого почтового ящика» не обязательно должно быть конечной целью, если у вас есть система расстановки приоритетов, категоризации и сохранения контроля над вашим почтовым ящиком. Существуют простые шаги, которые можно предпринять для изменения привычек и распорядка, чтобы электронная почта не посягала на задачи, требующие сосредоточенности. Большая часть нашей профессиональной жизни связана с электронной почтой. В среднем профессионал взаимодействует со 120 электронными письмами в день, что может привести к перегрузке почтового ящика и часто мешает продуктивной и полезной работе. По словам Тима Хайнса, директора Spacemakers и создателя учебного курса Email Ninja , «когда вы получаете десятки электронных писем в день, вам нужен рабочий процесс и привычки для поддержки вашей системы». «Существует не так много хаков и средств автоматизации, которые вы можете внедрить, чтобы помочь вам управлять электронной почтой большого объема», — говорит Хайнс. «Ключ к успеху в управлении электронной почтой — обдуманное, преднамеренное поведение и привычки». Хайнс делится этими практическими советами о том, как вы можете быть в курсе своих электронных писем. Отключить оповещения о новых письмах «Если у вас постоянно включены оповещения по электронной почте на всех ваших устройствах, значит, вы в классическом павловском стиле обусловлены вашей технологией», — говорит Хайнс. «Вы можете даже не понимать, как ваши привычки сформировали вас. «Практически в каждой роли и должности, с которыми мы сталкивались, — если вы не работаете в СМИ, помощником руководителя или на приеме — люди всегда могут отключить свои оповещения и быть более преднамеренными в отношении того, когда они проверяют свою электронную почту. ». Создайте простую систему электронной почты «Не относитесь к своему почтовому ящику как к ящику для всего, например, к шкафу для документов, ящику для архива или списку дел», — рекомендует Хайнс. «У вас должен быть рабочий процесс и система организации для классификации ваших электронных писем, даже если вы не достигнете «нулевого почтового ящика»». Идея нулевого почтового ящика заключается в том, что у вас никогда не должно быть электронных писем, находящихся в вашем почтовом ящике. Вместо этого почтовый ящик должен действовать как лоток для входящих. Вы начинаете с рассмотрения того, что нужно сделать с электронной почтой, а затем действуете, когда будете готовы. Хайнс рекомендует начать с простой системы, чтобы не чувствовать себя перегруженным слишком большим количеством папок электронной почты. Папка действий : электронные письма, которые потребуют более двух минут вашего времени. Папка ожидания : письма, на которые вы ожидаете ответа. Папка для чтения : электронные письма с интересными статьями, журнальные статьи, блоги — это как книжная полка электронной почты. Архивная папка : электронные письма, для которых не требуется никаких действий. Электронные письма могут быть сохранены здесь и найдены при необходимости. Корзина : удаленные электронные письма, не требующие действий. По словам Хайнса, всего пять папок значительно упрощают организацию электронной почты. Практикуйте самоконтроль «Смысл вашей работы в том, чтобы проверять электронные письма и отвечать на них каждые пять секунд? Почти всегда ответ «нет», но это то, что мы делаем», — говорит Хайнс. Хайнс указывает на исследования, что большинству работников умственного труда удается проверять электронную почту три-четыре раза в день. «Если вы проверяете свою электронную почту с интервалами в течение дня, вы можете реагировать. Кто-то услышит о вас в течение трех-четырех часов, что приемлемо, вместо того, чтобы реагировать и проверять электронную почту по 40 раз в день». «Принуждение проверять электронную почту — это битва, с которой борются даже самые опытные подписчики с нулевым почтовым ящиком. Одна из причин этого в том, что у нас есть нейротрансмиттеры, которые выделяют дофамин в малых дозах каждый раз, когда мы видим новое электронное письмо и реагируем на него», — объясняет Хайнс. В среднем человеку требуется 23 минуты, чтобы полностью вернуться к работе после перерыва. У Хайнса есть решение для тех, кто изо всех сил пытается сопротивляться выпасу входящих сообщений. «Проверяйте электронную почту каждый час в течение часа», — говорит он. «Это простой триггер привычки, и вы даете себе непрерывное время, от 45 до 60 минут, чтобы сделать что-то познавательное, имеющее большую ценность». Не начинайте день с электронной почты Главный лайфхак Хайнса для повышения продуктивности — переосмыслить свой утренний распорядок. «Потратьте первые несколько минут на просмотр своей папки с действиями и на то, что нужно сделать, и расставьте приоритеты, а затем перейдите в папку «Входящие». Начав с папки действий, вы, скорее всего, эффективно расставите электронные письма по приоритетам. «Почтовый ящик невероятно динамичен, и если вы управляете своим списком дел в своем почтовом ящике, вам нужно соблюдать очень высокую дисциплину, чтобы не проверять новые входящие электронные письма». Сбросить до нуля входящие Как начать работу с нулевым почтовым ящиком, если в вашем почтовом ящике десятки тысяч писем? «Когда вы сбрасываете «входящие» на ноль и запускаете новый рабочий процесс, вы фактически создаете в своем мозгу триггер, с помощью которого можно добраться до нуля и остаться там». «Выберите все электронные письма в своем почтовом ящике, кроме самых срочных, и просто переместите их в папку для файлов, чтобы начать с нулевого почтового ящика», — говорит Хайнс. «Затем составьте план на неделю, чтобы просмотреть поданные электронные письма, перемещая все ожидающие письма в папку действий для последующих действий. «Обнуление почтового ящика не является для меня конечной целью. Речь идет о знании того, как получить контроль и упорядочить электронные письма за пределами папки «Входящие».